Un artículo invitado por Tobias Mittrach y Jan Gerd Möller de PwC Legal

Hasta hace dos años, el consenso era que las reuniones formales se celebraban como actos presenciales. Esto tenía varias razones culturales y legales - entre otras, no había una base legal clara para las Reuniones Formales en Línea (FOMs).

La Ley de Atenuación de la Jurisdicción Civil, Concursal y Penal ("Ley Covid 19") cambió eso. Creó la base legal para la celebración de los MOF, como reuniones y asambleas, incluso sin una autoridad estatutaria separada o reglas de procedimiento. El reglamento especial se ha prorrogado hasta el 31 de agosto de 2022. Esto permitió a las empresas y a las autoridades públicas adquirir suficiente experiencia con las listas de materiales y aprender a apreciar las ventajas de los formatos digitales.

En principio, los trabajos de la comisión pueden seguir desarrollándose digitalmente incluso después de la expiración del Acta COVID 19. Sin embargo, para estar seguros desde el punto de vista legal, recomendamos adaptar los estatutos en consecuencia. Esto es especialmente importante para el trabajo de los comités en los consejos de supervisión, ya que aquí se aplican normas especiales.

Requisitos legales de las reuniones digitales del consejo de administración

Derecho de objeción
En principio, el presidente del consejo de supervisión determina la forma en que se celebran las reuniones. Los presidentes del Consejo de Supervisión deben comprobar antes de cada reunión si una reunión presencial no sería oportuna para la reunión respectiva.

El legislador también concede a los miembros del consejo de vigilancia un derecho de objeción. Esto significa que si sólo un miembro del consejo de supervisión se opone al formato digital, la reunión debe celebrarse como un evento presencial.

Sin embargo, según la opinión predominante, este derecho de objeción puede ser excluido por los estatutos. Por lo tanto, recomendamos que se modifiquen los estatutos en consecuencia para crear seguridad jurídica en las reuniones del consejo de supervisión digital.

Votación y elecciones
Según la decisión del Tribunal Regional Superior de Fráncfort, el voto por correo electrónico está generalmente permitido. El problema, sin embargo, es que un simple correo electrónico no garantiza la identidad del remitente ni su autenticidad.

Por lo tanto, recomendamos que se prescriba el uso de la firma digital cualificada en los estatutos. Una solución de software para reuniones formales en línea también debería admitir firmas digitales cualificadas.

Software y tecnología
El Presidente del Consejo de Supervisión, en consulta con el Consejo Ejecutivo y el Consejo de Administración, es responsable de crear los requisitos técnicos. Esto también incluye garantizar la protección de datos y la confidencialidad.

Votaciones secretas
La ejecución de las votaciones secretas debe garantizarse también con formatos digitales e híbridos. Por lo tanto, recomendamos prestar atención a esta característica a la hora de seleccionar el software.

Cuotas de las reuniones
Esto es controvertido y, por lo tanto, también debería regularse en los estatutos. En general, el término "reunión" se utiliza como un término genérico para todas las formas de reunión. El principio de igualdad de trato entre los miembros del consejo de vigilancia debe seguir siendo respetado.

Requisitos de gobernanza
Además de la normativa legal, los organizadores del MOF deben respetar las directrices de gobernanza. La gobernanza se refiere al marco regulador de la gestión y la supervisión de una empresa. Aunque esto va de la mano de los requisitos legales, tiene un enfoque diferente.

La gobernanza está experimentando actualmente un cambio: por un lado, se están creando nuevas normativas legales -por ejemplo, en relación con los formatos de las reuniones digitales- y, por otro, también hay nuevas demandas del mercado.

Los requisitos de gobernanza para los consejos de supervisión también son más estrictos hoy en día. Mientras que las reuniones del consejo de supervisión solían ser más bien rondas de debate, hoy se presta más atención a garantizar que los consejos de supervisión cumplan -y puedan cumplir- su función de control.

La tendencia es hacia unas directrices de gobernanza más estrictas, por ejemplo en materia de sostenibilidad o protección de datos. El software FOM tiene que responder a esta tendencia. Por ejemplo, el software debe garantizar la protección de los secretos empresariales. Esto requiere ciertos requisitos técnicos previos, como el almacenamiento de datos conforme a la DSGVO y herramientas para el voto secreto.

Además de los requisitos técnicos, los empleados deben recibir formación sobre su comportamiento. En un MOF no público, por ejemplo, ningún tercero puede escuchar en segundo plano.

Nuestra recomendación
Nuestra recomendación general es regular en los estatutos y en la gestión todos los puntos detallados aquí, creando así seguridad jurídica.

En este contexto, recomendamos una clara delimitación entre las votaciones en las reuniones, por resolución circular y fuera de las reuniones para evitar el riesgo de impugnación y nulidad de las resoluciones.

Además, es importante la normalización de estos procesos. Las empresas deberían establecer ya sistemas que puedan utilizar durante años desde una perspectiva legal y técnica.