Los requisitos del RGPD también deben tenerse en cuenta en las reuniones en línea y en los eventos virtuales e interactivos. En este contexto, incluso las herramientas más grandes, como Skype o Microsoft Teams, no siempre atraen la atención positiva.

Por esta razón, no solo es importante saber qué herramientas para reuniones y eventos en línea cumplen con el GDPR, sino también cómo pueden ser reconocidas.

¿Por qué es importante la protección de datos en los eventos en línea?
Las videoconferencias, las reuniones en línea, los eventos virtuales, los seminarios web, etc., ofrecen una superficie de ataque mucho mayor que las llamadas telefónicas o las conferencias telefónicas. Es mucho más fácil que terceras personas escuchen a escondidas, que se realicen grabaciones no autorizadas o que se vulnere la protección de datos debido a infracciones de la protección de datos o a errores del proveedor.

Por esta razón, es importante prestar atención al cumplimiento del GDPR al elegir sus herramientas para reuniones o eventos en línea.

Estos tipos de herramientas están disponibles

Cuando busque las herramientas adecuadas, descubrirá rápidamente que hay diferentes herramientas para cada tipo de evento en línea.

Esto incluye, por ejemplo, herramientas para:

  • Videoconferencia
  • reuniones internas
  • Seminarios web
  • Eventos virtuales y/o interactivos

A menudo, las herramientas también pueden utilizarse de forma interdisciplinar. Lo único importante es que cumplan con el GDPR y apoyen el tipo de reunión elegido.

En qué debe fijarse a la hora de elegir la herramienta adecuada para cumplir con el GDPR

Cuando busques una herramienta adecuada, debes hacerte varias preguntas:

  • ¿Es fiable el proveedor?
    En este caso, hay que basarse principalmente en los valores empíricos. Las reseñas en línea pueden ayudar en este sentido.
  • ¿Dónde se encuentra el proveedor?
    Si es posible, debe dar preferencia a los proveedores situados en la UE o en el Espacio Económico Europeo. Están obligados a aplicar los requisitos del GDPR.
  • ¿En qué servidores funciona el software de videoconferencia?
    En el mejor de los casos, la aplicación se ejecuta en sus servidores (palabra clave "on premise"/"self hosted") y no en los del proveedor. Sin embargo, también hay proveedores que se encargan del alojamiento y, por tanto, ofrecen conferencias.
  • ¿Es fácil registrarse?
    Para que la herramienta merezca la pena para sus participantes, la inscripción debe ser sencilla. No obstante, hay que garantizar la seguridad, por ejemplo, mediante URLs que no sean tan fáciles de adivinar y que puedan ser codificadas con contraseña.

Si no está seguro de si la herramienta elegida cumple realmente todos los requisitos, también puede consultar a un experto en protección de datos.

Estas son las mejores herramientas que cumplen con el GDPR para reuniones y eventos en línea

Dependiendo del tipo de evento, se debe utilizar, por supuesto, una herramienta diferente. Dependiendo del número de miembros, la interactividad y el tipo de reunión en línea, hay diferentes requisitos que debe cumplir una herramienta, además del cumplimiento de la DSGVO.

Herramientas para videoconferencias y reuniones en línea que cumplen con el GDPR

Las herramientas de videoconferencia son una docena. Pero no todos cumplen con el GDPR. Una y otra vez oímos hablar de violaciones de datos, por ejemplo con los proveedores Skype o Microsoft Teams. Esto no debería ocurrir nunca, especialmente con las videoconferencias y reuniones similares. Por lo tanto, es muy recomendable comprobar previamente que las herramientas cumplen con el GDPR.

Un proveedor que cumple con la DSGVO y es adecuado para las videoconferencias en el sector empresarial es Linkando, por ejemplo. Los siguientes factores hablan a favor de este proveedor:

  • Posibilidad de reuniones presenciales, híbridas y digitales
  • Gestión de invitaciones
  • Facturación con código QR
  • Traducciones simultáneas
  • Informes y cumplimiento
  • Agenda interactiva
  • Aplicación Linkando Zoom
  • Adecuado para diversas reuniones: Juntas generales, consejos de administración, juntas de accionistas, etc.

Con este ejemplo, puede comparar otros proveedores y averiguar si también cumplen las condiciones básicas más importantes para un uso seguro y sin problemas.

Otras herramientas conformes a la DSGVO que merecen la pena para las videoconferencias y las reuniones en línea y que están basadas en Alemania son, por ejemplo:

  • ETES
  • 123.chat
  • alfaview
  • ecosero
  • FastViewer
  • IMS RealTime
  • Zoom X

Herramientas para los seminarios web

Con un seminario web, no sólo puede llegar a muchas personas, sino también crear un entorno de aprendizaje productivo. Para celebrar el seminario web, es necesario procesar los datos personales del usuario. Por este motivo, también debe garantizarse el cumplimiento de la DSGVO en este caso.


Una vez más, los proveedores de la UE suelen cumplir con la protección de datos, pero los de EE.UU., por ejemplo, deben ser comprobados cuidadosamente de antemano.
Hay tres cosas importantes que debe tener en cuenta a la hora de elegir el proveedor adecuado:

  • Debe celebrarse un acuerdo de tratamiento de datos con el proveedor de la herramienta del seminario web. Esto estipula que el proveedor sigue sus instrucciones al procesar los datos, por ejemplo, borra ciertos datos del cliente por instrucción.
  • Ya en el momento de concertar una cita, el interesado debe ser informado de que sus datos serán tratados. El aviso debe ser claramente visible directamente en el momento de la introducción de los datos, ya sea al lado o encima, no debajo. De esta manera, el cliente está informado y los datos pueden ser tratados de acuerdo con el GDPR.
  • Algunas funciones sólo pueden utilizarse durante el seminario web si el cliente ha sido informado de ellas. Se trata, por ejemplo, del seguimiento del comportamiento del cliente (por ejemplo, los clics en determinados momentos), de la observación del comportamiento del cliente (por ejemplo, la actividad durante la participación) o de una grabación (por ejemplo, mediante una grabación o una pantalla compartida).

Un seminario web es un poco más complicado que una simple reunión en línea cuando se trata de la protección de datos. Por ello, es importante contar con un proveedor adecuado. Las siguientes herramientas, por ejemplo, son compatibles con la DSGVO y están equipadas con las funciones más importantes:

  • edudip
  • Jitsi Meet
  • BigBlueButton
  • Mikogo
  • Teamviewer

Un software adecuado para seminarios web también proporciona una experiencia interactiva que rivaliza con los seminarios web en directo gracias a la participación de los participantes.

Aplicaciones para eventos y ferias virtuales

Las ferias y eventos también pueden celebrarse en línea. Especialmente en los últimos dos años, el sector de las herramientas para eventos en línea ha experimentado un gran auge. Ahora puede elegir entre muchos proveedores diferentes para encontrar el adecuado. Estos proveedores alemanes, por ejemplo, se encuentran entre ellos:

  • Streavent
  • Talque
  • feria de maquetas
  • AirLST
  • Streamboxy

Conclusión: consejos finales sobre la protección de datos para usted y sus participantes

Para garantizar la protección de los datos a todos los niveles, aparte de la herramienta, he aquí algunos consejos finales. Esto evitará sorpresas desagradables y garantizará un encuentro agradable:

  • A cada reunión se le asigna un ID de reunión único. Esto no debe aparecer en Internet ni en las redes sociales.
  • Siempre hay que utilizar identificaciones individuales de las reuniones. Incluso para las reuniones múltiples con los mismos participantes.
  • Si es posible, también debería utilizar contraseñas de reunión. Esto protege adicionalmente la conexión del acceso de terceros.
  • Además, no pierdas de vista a los participantes en la reunión. Especialmente si aparecen personas desconocidas, debes preguntar su nombre y el motivo de su asistencia.
  • Si quieres grabar una videoconferencia -ya sea en forma de pista de audio o de vídeo- debes pedir primero el consentimiento de los participantes para que puedan abandonar la reunión si se niegan.
  • Como operador de la reunión, debe cerrar todas las ventanas, pestañas y fichas que no sean necesarias. Es mejor mostrar sólo el contenido que también es relevante para los participantes. De este modo, protege sus propios datos.
Un consejo: Si desea ayudar a sus participantes a decidir si se inscriben en su reunión/webinar, una herramienta como Weels puede serle útil. Puedes utilizarla para incrustar vídeos cortos tuyos en tu sitio web o página de aterrizaje y captar a participantes (potenciales) justo donde están. 

De este modo, el participante puede aprender de usted personalmente que presta atención a la conformidad con la DSGVO de las herramientas, qué requisitos deben cumplir para su uso, etc. Esto no sólo mejora directamente la fidelidad de los clientes, sino que en el mejor de los casos también aumenta la tasa de conversión.

Una videoconferencia tiene muchas ventajas. Para poder utilizarlos de forma segura, debes asegurarte de que cumplen con el GDPR. Si lo hace, nada se interpondrá en el camino de una reunión o evento en línea seguro e informativo.