Tareas de moderación en las asambleas clásicas y su aplicación en las asambleas digitales

Algunas de las tareas de moderación de las reuniones tradicionales deben trasladarse a la situación en línea. En las reuniones digitales, la tecnología aumenta la complejidad, por lo que las reuniones digitales necesitan reglas especialmente claras.

Acuerdos con los organizadores
En las reuniones digitales, el facilitador ayuda a la junta a plasmar sus objetivos en forma digital, por lo que surgen tareas adicionales en la fase de preparación.
Muchos organizadores tienen poca experiencia en eventos digitales y se benefician de que la moderación les aconseje sobre la preparación de la organización por adelantado, por ejemplo, consejos sobre fallos técnicos que los organizadores pueden enviar con la invitación.
Cada vez más personas tienen experiencia con las presentaciones en línea y pueden presentar directamente desde su ordenador. No obstante, para el buen funcionamiento del evento, es útil que, si es posible, todas las presentaciones y películas estén ya cargadas en el sistema y/o puedan ser importadas por el moderador como red de seguridad y ayuda para el desglose.
Los archivos de película o sonido necesitan su propia prueba técnica. Los especialistas en reuniones digitales, como www.linkando.com, organizan todas las cuestiones técnicas de los eventos supervisados, pero si trabajas de forma independiente con la APP Linkando en Zoom o en equipo, necesitas las pruebas.

Las juntas directivas de las asociaciones que operan principalmente dentro de su propia asociación suelen dar por sentadas las normas de votación, los votos válidos y las mayorías cualificadas, pero en el caso de los eventos digitales estas normas deben depositarse primero.

Visualizaciones
Las visualizaciones señalan la preparación y el compromiso, y en combinación con imágenes bien elegidas también mejoran el estado de ánimo.
El orden del día visualizado en la pantalla también permite incluir fotos de los miembros de la junta directiva, los ponentes y los presentadores, o imágenes para ilustrar el contenido. Las fotos de la vida en las que el rostro se mueve son ideales en este caso.
La información más importante sobre las normas de conducta -como la forma y el momento de informar para el debate- debe presentarse también en forma visualizada después del orden del día.

Para guardar un minuto de silencio en una reunión digital, el moderador puede mostrar una imagen reverente, una corona de flores o un lirio. En las reuniones digitales falta la atmósfera de silencio compartido y este símbolo es un valioso sustituto.
Cuando se presenten los invitados u oradores al principio de la reunión, hágalos entrar en escena y déjelos hablar brevemente. En este caso, el moderador también puede mostrar una foto (en directo) como sustituto si las razones técnicas impiden que aparezcan directamente.

Estado de ánimo, conversaciones paralelas y chat
En las reuniones presenciales, tanto el lenguaje corporal de los presentes como las conversaciones paralelas visibles y audibles proporcionan pistas sobre el contenido y el ritmo de la reunión. Desde el punto de vista atmosférico, las conversaciones laterales también funcionan como pararrayos. En la reunión digital, el chat da pistas sobre el estado de ánimo y permite captarlo y responder a él.

Algunos organizadores piensan que la función de chat distrae demasiado y por eso la desactivan. Sin embargo, una charla fomenta tanto el sentimiento de grupo -por ejemplo, cuando los miembros se saludan amistosamente- como el buen funcionamiento del evento. La variante online de las conversaciones paralelas es el mensaje privado directo en el chat, que no distrae y refuerza el compromiso de los participantes. Especialmente cuando se trata de temas cargados de emoción, el chat actúa como un pararrayos y ayuda a identificar los temas esenciales.

Un observador del chat trabaja para el moderador del evento, filtra las preguntas que interesan a muchos y está atento a las peticiones a la dirección y a las solicitudes de intervención.
Hay dos tipos de chats: el chat abierto, en el que todos los presentes pueden ver todos los mensajes, y el chat privado, que ofrece la posibilidad adicional de intercambiar uno a uno.
El observador del chat sólo ve el chat abierto y puede aportar temas y preguntas del chat y estados de ánimo a la reunión.
Un observador del chat bien informado también puede responder a las preguntas directamente en el chat.

Petición de palabra
En las reuniones digitales, o bien el sistema automatiza la lista de oradores o bien los presentes solicitan la palabra en el chat. En este caso, alguien debería vigilar la lista de oradores.
La ventaja de pedir la palabra en el chat es que todos pueden ver el orden de los oradores, lo que elimina la sospecha de manipulación.
En las reuniones, el responsable de la lista de oradores debe anunciar siempre con la debida antelación el tiempo que queda disponible y preguntar si alguien más quiere estar en la lista de oradores, que debe cerrarse gradualmente. En la asamblea digital, uno puede anunciarlo verbalmente y utilizar el chat.

Preguntas y debates
En las reuniones digitales, se pueden hacer preguntas en el chat y el moderador del mismo puede recoger las preguntas pertinentes en el momento oportuno.
Las reuniones digitales y los eventos híbridos son más difíciles de mantener unidos que las reuniones presenciales y, por tanto, necesitan una forma coherente de tratar las conferencias, las preguntas interpuestas y los debates. Sólo si hay una buena razón se debe permitir una excepción.

Medidas de moderación en caso de interrupciones en las reuniones digitales
Una tarea esencial para cualquier liderazgo es la conducción ordenada del evento, especialmente en el caso de temas emocionales, asegura el retorno a un proceso ordenado.
En las reuniones digitales, varias personas no pueden hablar al mismo tiempo, lo que facilita el trabajo del moderador. En la asamblea digital, el moderador puede silenciar el micrófono de un orador que se esté descontrolando y así recuperar el control. Si dos interlocutores hablan fuera de turno, el moderador puede introducir las palmas de las manos en la imagen de vídeo (empujando ligeramente hacia delante) y utilizar así una señal de parada eficaz. Al mismo tiempo, se utiliza un marcador verbal de cesura como "Alto - un momento", se pone más energía en la voz y en el razonamiento - "Ahora se está volviendo más y más emocional, no vamos a llegar a ninguna parte así"
Después, el moderador regula el procedimiento posterior de forma transparente, por ejemplo, pregunta a los responsables de la charla sobre las cuestiones o temas que han surgido allí. A continuación, junto con los responsables internos, estudian qué medidas son posibles y sensatas para hacer frente a la situación y, posiblemente, introducir una pausa para estructurar y calmar los ánimos.

La voz del moderador es una herramienta esencial en las reuniones digitales para establecer el ambiente. Cuanto más tenso sea el ambiente de la reunión, más importante será la voz controlada del moderador como ancla de calma.

En los eventos digitales, los responsables suelen hacer pausas más bien cortas. Teniendo en cuenta la "fatiga del zoom", una pausa mínima de 15 minutos es una buena pauta.

Las reuniones digitales o híbridas ahorran tiempo en las votaciones y elecciones, especialmente cuando se trata de un gran número de miembros, y las actas generadas automáticamente también aportan ganancias de eficiencia. Los montajes digitales bien diseñados aportan alegría, amigos y resultados.
Las reuniones digitales han demostrado su eficacia y siguen siendo una herramienta valiosa para el futuro.