Los trabajadores a distancia se quejan de su desventaja en las reuniones híbridas. Les resulta difícil articular palabra y no pueden contribuir adecuadamente. Mediante estructuras claras, las empresas pueden crear una experiencia de reunión eficiente incluso en la oficina doméstica.
En Editorial de la revista FOM
Levántate, tómate un café, desayuna y vete a tu mesa. La jornada laboral en la oficina doméstica comienza sin desplazamientos, atascos ni trenes de metro abarrotados. Un nuevo mundo de trabajo La digitalización y el trabajo a distancia lo hacen posible, pero el día a día de los trabajadores a distancia no es tan despreocupado. Especialmente en las reuniones. Porque los trabajadores a distancia se dan cuenta cada vez más de que se les escucha menos en las reuniones híbridas que en aquellas en las que están presentes.
Desventajas de la oficina en casa en las reuniones híbridas
Según un estudio de Barco, proveedor de soluciones de colaboración, dos tercios de los 4.000 trabajadores encuestados en todo el mundo afirman que las reuniones híbridas les resultan estresantes.
Las críticas se refieren tanto a cuestiones tecnológicas como emocionales. La principal crítica es que los participantes remotos se sienten ignorados:
- El 56% afirma que el responsable de la reunión se centra demasiado en los participantes in situ cuando dirige la conversación .
- El 35% afirma que no puede participar plenamente en reuniones híbridas.
- El 28% afirma que le resulta difícil hacerse oír en el grupo.
- El 31% afirma que no sabe leer el lenguaje corporal y las señales no verbales de los demás participantes en la reunión.
En cuanto a las dificultades técnicas, los principales problemas son los siguientes: - El 62% afirma que no puede oír bien a los demás participantes en la reunión.
- Al 58% le resulta difícil compartir contenidos.
- El 48% señala dificultades para enlazar vídeo y audio.
A pesar de las críticas a las reuniones híbridas, el 80% de los empleados afirma que sigue prefiriendo el trabajo a distancia a estar en la oficina.
No obstante, los directivos deben preguntarse cómo pueden hacer más eficaces las reuniones híbridas.
La estructura mejora la experiencia de las reuniones en línea en las reuniones híbridas
Los encuestados del estudio ya dan la respuesta a esta pregunta: el 30 por ciento de los encuestados consideraría una oferta de trabajo de otra empresa si ésta hubiera establecido directrices y herramientas claras para las reuniones híbridas.
Así pues, la solución reside en la estructura adecuada de las reuniones: toda reunión necesita normas claras y herramientas que permitan su aplicación. En otras palabras, ¡las empresas necesitan listas de espera!
Los empleados remotos en la oficina central se benefician especialmente de una estructura de debate regulada en las FOM.
- Una agenda interactiva marca el rumbo de la conversación.
- Las peticiones de palabra se registran levantando la mano o pulsando un botón, independientemente de si se asiste a la reunión como participante presencial o a distancia.
- Las decisiones del grupo se toman con herramientas de votación digital, de forma anónima si es necesario.
- Las herramientas de chat permiten enviar preguntas. Esto es especialmente ventajoso en reuniones con un gran número de participantes.
- La compartición de pantallas y la integración de herramientas de terceros, como MS Office o Zoom, facilitan el intercambio de contenidos.
El uso de software especializado en FOM elimina las barreras de acceso para los trabajadores a distancia y garantiza una conversación justa e inclusiva. Esto permite a todos los participantes contribuir de la misma manera, independientemente de su ubicación.
La eficacia de las reuniones en línea no es sólo una cuestión de satisfacción de los empleados
No obstante, las reuniones híbridas tienen ciertas desventajas. Por ejemplo, es cierto que el lenguaje corporal y las señales no verbales no se transmiten en la misma medida que en las reuniones cara a cara.
En el futuro, la comunicación no verbal podría representarse mejor, por ejemplo, mediante reuniones en el metaverso. Por el momento, sin embargo, se trata de una visión de futuro.
Por otro lado, las reuniones híbridas tienen muchas ventajas: si los participantes no pueden asistir, pueden conectarse en línea con poca antelación. La eliminación de los desplazamientos reduce los costes y la huella de CO2 de las reuniones. Además, las reuniones pueden organizarse más rápida y fácilmente.
Por tanto, volver a la cultura de la presencia no es la solución. Por el contrario, se trata de crear unas condiciones equitativas para los trabajadores a distancia y los presenciales.
Parece que las empresas se están dando cuenta poco a poco: el 60% de las que participaron en la encuesta aún no han establecido directrices formales para las reuniones híbridas. A la inversa, esto también significa que el 40% ya está abordando el problema.
Por cierto, no se trata "sólo" de la satisfacción de los empleados.
Incluso una pequeña empresa con sólo 100 empleados
pierde más de un millón de euros cada año debido a reuniones improductivas.
También se trata de la rentabilidad de las reuniones.
Porque eso es exactamente lo que es cada reunión: ¡una inversión!
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