Una cultura de reuniones eficaz aumenta la satisfacción de los empleados y la productividad del trabajo en la empresa. Las listas de materiales proporcionan la estructura necesaria.
Un Editorial de la revista FOM
¿Qué valor tiene para usted la satisfacción de los empleados en su empresa?
Según un estudio de Randstad de 2016, debería ser de al menos 5.000 euros por trabajador y año.
Al menos, vale la pena para los empleados: según un cuestionario de Randstad sobre la satisfacción de los empleados, uno de cada tres trabajadores encuestados estaría dispuesto a renunciar a 5.000 euros de salario al año para ser más feliz en el trabajo.
Sin embargo, los 5.000 euros son sólo una fracción del potencial real. Porque los trabajadores felices también aumentan la productividad laboral. Sólo en Estados Unidos, los trabajadores descontentos provocan pérdidas de productividad de más de 300.000 millones de dólares al año.
Las reuniones ineficaces ponen a prueba la satisfacción de los empleados y la productividad del trabajo
Una de las principales causas de la falta de satisfacción de los empleados es una cultura de reuniones ineficiente. Varios estudios lo demuestran.
- El Journal of Business Research publicó en 2021 un estudio que examinaba el comportamiento organizativo de las empresas a lo largo de diez años. El resultado fue que el 90% de los empleados consideraron que las reuniones eran "costosas" e "improductivas".
- Un estudio de Ter Hoeven et al. (2016) descubrió que las videoconferencias aumentaban el estrés en el trabajo, especialmente en trabajos que requerían que los trabajadores se concentraran mucho.
- Un estudio de 2012 demostró que los empleados sufrían un descenso del coeficiente intelectual de unos 15 puntos en las reuniones y el trabajo en grupo.
Los resultados son claros: la satisfacción de los empleados -y, por tanto, la motivación y la productividad del trabajo- se resiente considerablemente de una cultura de reuniones ineficiente.
Aumentar la productividad del trabajo: ¿Se aplica el "menos es más" a las reuniones?
¡Quizá!
Según el estudio publicado en el Journal of Business Research, la productividad laboral por empleado aumentó un 70% después de reducir las reuniones en un 40%.
En otras palabras: Cuando los trabajadores pasan menos tiempo en reuniones, tienen más tiempo para el trabajo productivo.
Un menor número de reuniones también aumentó la autonomía del personal, lo que tuvo un impacto positivo directo en la satisfacción del personal y, a su vez, aumentó la motivación laboral.
Incluso la comunicación dentro de la empresa mejoró en un 57%. Dado que los empleados ya no podían "confiar" en las reuniones, tenían que comunicarse de forma más eficaz.
También se redujo el estrés en la plantilla y el personal se sintió menos "microgestionado".
Haz que las reuniones sean eficaces: La fórmula de la productividad laboral
Sin embargo, no es conveniente suprimir todas las reuniones. Porque si se organizan bien, las reuniones sirven para algo.
El énfasis está en el "derecho".
Otro hallazgo científico: un estudio de 2018 descubrió que las reuniones que no empezaban a tiempo eran un tercio menos eficientes que las que sí lo hacían. Esto es cierto tanto en lo que respecta a los resultados reales de la reunión como a la eficacia percibida por los empleados.
Así que no se trata de suprimir todas las reuniones, sino de una cultura de reuniones eficiente.
Las listas de materiales aumentan la eficacia de las reuniones
¿Pueden las FOM aumentar la satisfacción de los empleados?
No directamente, pero las FOM crean una cultura de reuniones más eficiente y esto, a su vez, tiene un impacto significativo en la satisfacción de los empleados.
En primer lugar, las FOM suelen llevar una menor carga de reuniones. La estructura de las reuniones obliga a los asistentes a limitarse a lo esencial y a ceñirse a los plazos. El hecho de poder preparar las reuniones con antelación, por ejemplo utilizando plantillas de orden del día, también significa que se pierde menos tiempo en las reuniones.
El resultado es que, por lo general, hay menos necesidad de reuniones y las propias reuniones son más breves. Ambas conducen a un aumento significativo de la productividad, como se indica en los estudios citados.
En segundo lugar, las propias reuniones también permiten obtener mejores resultados. En lugar de "matar el tiempo", las reuniones se convierten en espacios productivos que se centran en un tema concreto. Al final, debe haber resultados concretos y próximos pasos que se registren en un acta que todos puedan leer.
Especialmente en tiempos de creciente escasez de trabajadores cualificados, la satisfacción de los empleados se convertirá cada vez más en el centro de la vida laboral de las empresas. Una cultura de reuniones eficiente es uno de los factores más importantes.
¿Cómo se asegura en su empresa de que las reuniones ineficaces no tengan un impacto negativo en la satisfacción de los empleados? ¿Utiliza usted también las FOM en su empresa? Escríbanos a contact@fom-magazin.de.
