Si un correo electrónico no es suficiente, una reunión de 15 minutos puede ser la solución provisional adecuada. El éxito depende de la preparación y el seguimiento de la reunión.
Un Editorial de la revista FOM
"Eso podría haberse aclarado en un correo electrónico". Esta frase se oye a menudo después de las reuniones. Y a menudo es cierto. Un estudio de la Universidad de Carolina del Norte reveló que el 71% de los directivos encuestados calificaron las reuniones de ineficaces e improductivas. Pero también existe la otra cara de la moneda: incluso para los asuntos que deben resolverse rápidamente, las reuniones ofrecen ventajas.
El profesor David Burkus, de la Universidad Oral Roberts de Oklahoma, explica que a menudo un correo electrónico no puede sustituir a una reunión. Sólo el siete por ciento de la información se comunica verbalmente: esta parte podría enviarse en un correo electrónico. Sin embargo, el 93% restante de la información está contenida en la comunicación no verbal, como el tono de voz, el contexto, el lenguaje corporal y otros comentarios. Un correo electrónico no puede reflejar estos componentes de comunicación.
La consultora de gestión Lara Hogan sostiene que la elección del medio de comunicación depende principalmente del tipo de información que se va a comunicar. "La información sensible, difícil de procesar o sorprendente -como un cambio importante, medidas de personal o, en general, cosas que evocan emociones- es mejor comunicarla primero en persona", dice Hogan. De este modo, los líderes pueden adaptar su comunicación a las preguntas o reacciones de la sala y elegir sus palabras, su lenguaje corporal y su tono en consecuencia.
Por lo tanto, un correo electrónico puede sustituir partes de una reunión, pero ciertamente no todos sus componentes. En cambio, las llamadas reuniones de 15 minutos son una solución provisional eficaz. Se trata de un formato de reunión que se adapta perfectamente a la comunicación rápida sin tener que renunciar a los componentes no verbales y personales.
¿Qué son las reuniones de 15 minutos?
El objetivo de una reunión de 15 minutos es transmitir en poco tiempo una información que no puede transmitirse eficazmente por escrito. No se trata explícitamente de discutir un tema en detalle. Las reuniones de 15 minutos son adecuadas, por ejemplo, para las actualizaciones periódicas de las ventas o las comprobaciones rápidas del progreso de un proyecto. Sin embargo, cuando se trata de discutir un plan de proyecto detallado, una reunión de 15 minutos no suele ser la mejor opción.
El plazo de 15 minutos es un límite duro. La reunión puede ser más corta, pero no más larga. Si las reuniones de 15 minutos de repente duran 30 minutos, el concepto se vuelve absurdo. Si determinados temas requieren un debate más largo, debe planificarse una reunión de seguimiento.
El papel del moderador es, por tanto, importante. Si los participantes se desvían en sus contribuciones, los moderadores deben intervenir rápidamente. También deben vigilar siempre la hora y hacer que la reunión termine a tiempo. Los facilitadores también deben asegurarse de que todos los participantes tengan la oportunidad de hablar y contribuir.
Muchas empresas han empezado a celebrar reuniones de 15 minutos como las llamadas "stand-ups". Este tipo de reuniones se celebran tradicionalmente de pie, lo que acentúa el carácter a corto plazo de la reunión; al fin y al cabo, se siente la necesidad de volver a sentarse en un momento dado. Las reuniones digitales también pueden celebrarse como stand-ups sin ningún problema.
Elsoftware FOM proporciona el marco técnico
El software FOM proporciona algunas herramientas para las reuniones de 15 minutos. La gestión de la agenda es especialmente importante. Como el tiempo es limitado, los participantes deben ser informados previamente por escrito sobre el contenido y los principales puntos de debate de la reunión. Esto permite a los participantes prepararse adecuadamente para la reunión, lo que ahorra tiempo. Lo ideal es que el software FOM ofrezca plantillas de agendas ya preparadas, basadas en las mejores prácticas y en la experiencia de las reuniones de 15 minutos.
El orden del día debe incluir lo siguiente:
- Un objetivo de la reunión: ¿Por qué se celebra esta reunión? ¿Cuál es el objetivo? ¿Cuál debería ser el resultado de la reunión?
- Lista de participantes: Todos los participantes deben tener claro cuál es su papel en la reunión y quién más está en ella. El software FOM también ofrece directorios de participantes para este fin, que pueden configurarse con unos pocos clics de ratón.
- Puntos del orden del día (TOPs): Los puntos deben formularse en forma de preguntas o tareas para que los participantes puedan preparar la reunión en consecuencia y derivar los siguientes pasos. Lo ideal es que los nombres de los participantes responsables también se asignen a los distintos puntos del orden del día.
- Los límites de tiempo: Cada uno de los puntos del orden del día debe tener un límite de tiempo. Si la discusión se prolonga, hay que organizar una reunión de seguimiento.
- Preguntas y comentarios: El orden del día debe animar a los participantes a presentar preguntas y comentarios antes de la reunión.
- Puntos de acción: Los últimos minutos de la reunión deben dedicarse a definir claramente los siguientes pasos y tareas.
El verdadero trabajo comienza después de la reunión, por lo que el seguimiento es crucial. El software FOM crea actas de reunión automáticas que los participantes pueden descargar en un área segura.
El software FOM también ofrece opciones de análisis de datos. Esto permite a los gestores ver la frecuencia con la que se celebran las reuniones de 15 minutos y si superan el tiempo previsto. Además, la evaluación de los datos de las reuniones permite saber si los formatos más cortos están sustituyendo realmente a las reuniones más largas y contribuyendo así a reducir la carga de reuniones en la organización.
El éxito de una reunión de 15 minutos depende de la preparación, el seguimiento y la moderación de la reunión. El software FOM facilita estos procesos. Cuando se llevan a cabo correctamente, las reuniones de 15 minutos suponen un ahorro de tiempo y un proceso de comunicación eficaz. Este artículo ofrece argumentos exhaustivos por los que merece la pena implantar las reuniones de 15 minutos en su propia cultura de reuniones.
