El software FOM también es adecuado para la organización de eventos de mayor envergadura, como por ejemplo, las reuniones de trabajo, lo que lo convierte en una herramienta imprescindible para todas las empresas que trabajan a distancia.
Un Editorial de la revista FOM
"Offsite" es el nuevo término alemán para referirse a la conferencia. Los empleados de una empresa se reúnen durante uno o varios días para realizar talleres o actividades de ocio con el fin de trabajar en determinados temas fuera de la actividad diaria y cultivar las relaciones personales.
Las sedes no son nada nuevo. Sin embargo, en la era digital son cada vez más importantes. Dado que cada vez hay más empleados en las oficinas en casa, el contacto personal con los compañeros ha disminuido. Aunque es posible intercambiar ideas en persona en las reuniones en línea, una videollamada no sustituye al contacto cara a cara. Aquí es donde entran en juego las actividades fuera de la empresa.
¿Cómo funcionan las offsites?
Cuando se trata de organizar reuniones de trabajo, apenas hay límites para la imaginación. Lo primero y más importante es tener claro el objetivo del evento: ¿Se trata principalmente de contenidos o de cultivar relaciones?
Ambos juegan un papel importante en la mayoría de las actividades. Por eso es una buena idea, por ejemplo, planificar un día de una visita de dos días para talleres de contenido y otro para la creación de equipos. De esta manera, el evento tiene una estructura clara y ambos días tienen un objetivo claro.
Talleres
Los talleres son una buena forma de desarrollar contenidos. Por ejemplo, puede establecer el posicionamiento de un nuevo producto en un taller de ventas.
El éxito de estos talleres depende de la preparación. Por lo tanto, todos los participantes deberían recibir un orden del día por adelantado y prepararse específicamente para los talleres.
Reuniones de todo el personal
Dependiendo del tamaño de la empresa y de sus objetivos, también pueden ser útiles las"reuniones de todo el personal" en las que participa toda la plantilla. Esto es útil, por ejemplo, para cuestiones estratégicas que conciernen a todos los participantes fuera de la sede.
En cambio, las reuniones plenarias no tienen sentido cuando se trata de temas que requieren conocimientos especiales, como la implantación de un nuevo sistema contable.
Teambuilding
En el teambuilding no se trata de contenidos, sino sobre todo de cultivar las relaciones.
Por ejemplo, podéis ir de excursión juntos y organizar visitas turísticas o juegos en grupo. En este caso, depende sobre todo de las preferencias personales de los participantes en el programa.
¿Qué son las FOM?
Los lectores habituales de FOM Magazin ya lo saben. Aquí de nuevo brevemente para todos los recién llegados:
FOM significa"Formal Online Meeting", es decir, todas las reuniones que requieren un procedimiento fijo. Las soluciones informáticas ayudan a organizar las listas de materiales de forma más eficiente. La normalización y la automatización pueden simplificar los procesos y las estructuras de las reuniones y facilitar la preparación, la aplicación y el seguimiento.
Por ejemplo, el software FOM proporciona herramientas para la votación y las elecciones digitales, registros de participantes y de votos, actas automatizadas y mucho más.
¿Qué tienen que ver las listas de materiales con las oficinas exteriores?
Estrictamente hablando, las reuniones no son FOM, pero la estructura de FOM sigue siendo muy útil para organizar las reuniones.
Por un lado, las reuniones de trabajo son una serie de encuentros dentro de un evento más amplio. Así, la automatización y la normalización simplifican los procesos.
Por otro lado, las reuniones de trabajo suelen ser eventos recurrentes. Una vez creadas las plantillas en el software FOM, pueden reutilizarse en cualquier momento.
Los eventos offsites también suelen ser híbridos. Sobre todo en las empresas internacionales o en las que se trabaja a distancia, la plantilla suele estar repartida por todo el mundo. Por lo tanto, tiene sentido conectar a los participantes a los talleres individuales del evento presencial en línea.
El formato híbrido también le ofrece un plan B en caso de que un participante no pueda asistir con poca antelación, por ejemplo, por motivos de salud o debido a restricciones de viaje o atascos.
Un ejemplo práctico
Las distintas herramientas del software FOM sirven de apoyo para la preparación, la realización y el seguimiento de las actividades offsites:
- Directorios de los participantes
En las empresas más pequeñas, la totalidad de la plantilla suele participar en un offsite. En las empresas más grandes, las reuniones se limitan normalmente a los departamentos individuales, a veces incluso a los equipos individuales. Por lo tanto, hay que determinar de antemano quiénes van a participar en la visita.
Durante las jornadas, se celebran paralelamente varios talleres y actividades, y no todos los presentes participan en todos ellos. Por lo tanto, también hay que crear listas de participantes separadas para estas reuniones.
El software FOM proporciona directorios de participantes, tanto para todo el evento como para los talleres individuales. Una vez guardados, los directorios de los asistentes pueden volver a utilizarse para todas las convocatorias recurrentes. También es posible ver retrospectivamente quién participó en cada taller. - Coordinación
Especialmente en el caso de los eventos de creación de equipos, el personal debe participar en la organización del evento.
Las herramientas de votación del software FOM son ideales para ello. Por ejemplo, los empleados pueden votar sobre el lugar de celebración, los destinos de las excursiones o el menú. - Modelos de agenda
Las reuniones sólo tienen éxito si todos los participantes están bien preparados. Por lo tanto, debe prepararse con antelación un programa para todo el recinto, así como para los talleres individuales. El software FOM ofrece plantillas ya preparadas basadas en las mejores prácticas que pueden reutilizarse para las siguientes convocatorias. - Lista de oradores
Durante cada taller hay un moderador y posiblemente también diferentes ponentes. Todo esto se puede configurar en el software FOM.
Dado que el éxito de una jornada depende principalmente de la participación de los asistentes, las funciones de preguntas y chat son especialmente importantes. Esto permite a los participantes que están conectados en línea contribuir a la reunión de forma sencilla y organizada. - Actas
El software FOM crea actas de reunión automatizadas que los participantes en la reunión pueden descargar en un área protegida. Así se sabe después quién participó en cada reunión y qué se decidió. - Evaluación de datos
El software FOM registra los datos relevantes de las reuniones, como la duración de cada taller, si empiezan a tiempo y terminan dentro del tiempo asignado, cuánto tiempo se ha tomado de descanso, el número de participantes y mucho más.
Los organizadores pueden tener en cuenta estos datos a la hora de planificar futuras actividades para mejorar continuamente la eficiencia de los eventos.
Además de las reuniones, el software FOM también puede utilizarse para organizar otros eventos, ya que, en principio, todo evento es también una reunión. Dado que la estandarización y la automatización suelen ser un valor añadido, el software FOM es la herramienta organizativa ideal.
¿Y cómo organiza usted sus reuniones?
Escríbanos a contact@fom-magazin.de.
