Las reuniones y asambleas formales deben cumplir con los requisitos legales. Con un software especializado, los organizadores pueden crear seguridad jurídica para los formatos digitales e híbridos.
Todo el mundo conoce ya las reuniones en línea: iniciar sesión, comprobar la cámara y el micrófono; ¿se ve bien el fondo? Las videollamadas se han convertido en parte de la vida empresarial cotidiana. Para reuniones como breves llamadas de control o discusiones de ventas, las plataformas de videochat ordinarias como Zoom o Microsoft Teams son suficientes. Sin embargo, para las reuniones formales en línea, las videollamadas alcanzan rápidamente sus límites.
¿Qué son las reuniones formales en línea?
A diferencia de las reuniones informales, las reuniones formales, como las de los accionistas, las de las asociaciones, las de los clubes o las de los comités, siguen un procedimiento definido con precisión. Esto se especifica en los estatutos de la organización respectiva. Por ejemplo, las votaciones y las elecciones deben seguir reglas claras. Cuando estas reuniones se celebran digitalmente, se denominan "reuniones formales en línea", o "FOM" para abreviar.
Dado que había poca experiencia con los MOF y no existía una base legal para ellos, se mantuvieron principalmente fuera de línea. Durante la crisis de Corona, las reuniones formales también tuvieron que digitalizarse de repente. Por ello, la situación legal cambió y las empresas e instituciones públicas se vieron obligadas a utilizar formatos digitales. Esto les hizo apreciar las numerosas ventajas de las FOM.
¿Tiene que ser siempre en línea?
¡No! Pero los formatos online ofrecen ventajas:
Las obras en la autopista, los cierres, las huelgas de trenes o los retrasos en los vuelos pueden provocar rápidamente retrasos o incluso cancelaciones en los eventos presenciales. Además, muchos participantes consideran el viaje demasiado arduo, por lo que prefieren quedarse en casa. La organización de grandes eventos presenciales también es costosa y requiere mucho trabajo.
Los formatos digitales son más baratos y fiables. Sin embargo, los eventos presenciales también ofrecen, naturalmente, ventajas. El contacto personal, en particular, es a menudo la razón decisiva por la que los organizadores optan por un formato fuera de línea, después de todo.
El hecho de reunirse en persona o digitalmente ya no es una cuestión de uno u otro. Mientras tanto, también se han establecido "reuniones híbridas". Combinan las ventajas de ambas variantes: Los organizadores pueden reducir los costes porque se necesitan menos locales y alojamientos. Si surgen complicaciones, como atascos o cierres, los invitados que no puedan asistir podrán conectarse digitalmente. Los invitados, por su parte, pueden decidir si quieren llegar en persona o conectarse desde casa.
Soluciones de software
El software de videochat convencional no cumple con los requisitos especiales de los FOM. Por ejemplo, no hay funciones de toma de notas o son inadecuadas. Sin embargo, si el organizador no puede demostrar que la reunión se celebró de acuerdo con los estatutos, es impugnable. Por ejemplo, si alguien impugna el resultado de una votación, hay que repetir la votación y posiblemente incluso toda la reunión. Además, las soluciones informáticas tradicionales carecen de funciones elementales como las normas de representación, la gestión del orden del día o las herramientas digitales para las elecciones.
Ya hay varios proveedores en el mercado especializados en programas informáticos para los MOM. Sin embargo, normalmente sólo cubren aspectos parciales de las listas de materiales. El reto para la comunidad de desarrolladores en los próximos años será diseñar soluciones FOM que cumplan los requisitos especiales de estos formatos de reunión.
Linkando como ejemplo de software FOM holístico
Las FOM se establecerán como una nueva norma en el futuro. Con la revista FOM, queremos ayudar a reunir a emprendedores, líderes de opinión, expertos jurídicos, políticos y pioneros de la tecnología para dar forma juntos a esta nueva tendencia. Los MOF ofrecen una gran oportunidad para los organizadores, los participantes, los proveedores de servicios y también para el medio ambiente. Deberíamos usarlo juntos.
