Las asociaciones seguirán confiando en los eventos digitales después de la pandemia. No obstante, los actos presenciales seguirán siendo indispensables.

Una colaboración de Stefan Kirchner

Cierres, máscaras, espacios, normas de higiene: Muchas cosas han cambiado en los últimos dos años. Estamos sintiendo las restricciones relacionadas con el COVID, especialmente en los eventos presenciales. Durante la pandemia, hubo un número significativamente menor de eventos y el número de participantes se redujo drásticamente.

La pérdida de capacidad en los lugares de reunión fue del -73,1% en 2020

Al mismo tiempo, la pandemia también ha creado un nuevo mercado: Los actos presenciales han sido sustituidos o complementados por actos digitales.

La tendencia hacia lo digital también afecta a las asociaciones en particular, ya que son uno de los mayores organizadores de congresos, ferias, seminarios, eventos de formación y de creación de redes. En 2018, antes de la pandemia, el 33% de los eventos en Alemania fueron organizados por asociaciones. Además, las asociaciones también participan en eventos.

La pandemia plantea ahora la cuestión de cómo (y dónde) nos reuniremos en el futuro. No tengo una respuesta concluyente al respecto, pero sí ofrezco dos tesis: En primer lugar, los eventos presenciales seguirán siendo una parte fundamental del modelo de asociación. En segundo lugar, los eventos digitales han llegado para quedarse.

Enfoque doble
En el sistema asociativo, los eventos presenciales se utilizan principalmente para reclutar y retener a los miembros. La gente se reúne en persona, se conoce e intercambia ideas. Ni siquiera las modernas herramientas digitales pueden sustituir esta experiencia personal. Sólo por esta razón, es imposible imaginar el sistema asociativo sin actos presenciales. Sin embargo, se complementarán cada vez más con eventos digitales.

Las asociaciones han aprendido durante la pandemia a adoptar un enfoque de dos vías: En 2021, el 80% de los eventos de la asociación eran formatos puramente digitales. Por un lado, los organizadores no estaban dispuestos a celebrar actos presenciales. Por otro lado, los participantes tampoco querían asistir a eventos presenciales.

La cuestión crucial es cómo se desarrollará este mercado después de la pandemia. Para ello, realizamos una encuesta entre los responsables de la toma de decisiones de 103 asociaciones. Las respuestas eran claras.

2021 Trend Survey
Nuestra encuesta mostró que el 90% de las asociaciones encuestadas ya tienen experiencia en la planificación de eventos híbridos o digitales. El 85% dice que definitivamente o muy probablemente seguirá ofreciendo formatos digitales más allá de 2021.

Además, el 73% de los encuestados afirma que asistirá definitivamente a los eventos digitales más allá de 2021.

Sin embargo, el 65% también afirmó que quiere volver a celebrar actos presenciales lo antes posible. El 38% quiere complementar la oferta presencial con componentes híbridos.

Así pues, la conclusión es clara: las asociaciones pueden sacar mucho provecho de los eventos digitales. Aumentan la fiabilidad de la planificación, son más sostenibles, más rápidos de organizar y hacen que más miembros participen en los eventos.

Desafíos
El rumbo está claro, pero el camino será accidentado: al principio, los eventos digitales no harán nada "más fácil" o "más eficiente", al menos a corto plazo. Esto se debe a que la mayoría de las asociaciones todavía tienen poca experiencia con los eventos digitales.

En este contexto, la descripción del trabajo del "gestor de eventos" cambiará por completo. Los que solían reservar locales y billetes de avión tendrán que ocuparse en el futuro de la capacidad de los servidores, la iluminación y la tecnología de audio. Esto supone un reto para los equipos, en su mayoría pequeños, de las asociaciones.

También hay dudas sobre la monetización de los eventos digitales: por ejemplo, algunas asociaciones han empezado a ofrecer buenos contenidos de forma gratuita. En algunos casos, esto puede merecer la pena por motivos de marketing, pero en general, las asociaciones no deberían cometer el error de ofrecer su experiencia de forma gratuita.

Sin embargo, en términos de monetización, los eventos digitales también ofrecen enormes oportunidades: Los productos digitales pueden replantearse por completo. Los eventos pueden celebrarse con mayor frecuencia, lo que permite activar a los patrocinadores a intervalos regulares en lugar de una sola vez al año. También ofrecen la posibilidad de comercializar grabaciones y ofrecer presentaciones individuales a patrocinadores y miembros.

Conclusión: manténgase en la onda
Estoy firmemente convencido de que los eventos digitales se impondrán en el sector asociativo. También estoy convencido de que después de la COVID, los eventos presenciales volverán a tener lugar con mucha más frecuencia. Las numerosas conversaciones que mantengo con los representantes de las asociaciones y nuestro estudio de tendencias también confirman esta impresión.

La relación entre los formatos está por ver. Ahora las asociaciones deben estar al tanto, desarrollar competencias digitales y reaccionar con flexibilidad a las tendencias del mercado. Al fin y al cabo, los eventos digitales ofrecen sobre todo muchas oportunidades, y hay que aprovecharlas.