Las medidas organizativas como los viernes de concentración alivian los síntomas de una cultura de reuniones ineficaz, pero no eliminan las causas de fondo. El software FOM, en cambio, va a la raíz del problema.
Cada vez más empresas identifican las reuniones ineficaces como una fuente de problemas y un factor de coste. Recientemente, la empresa de software SAP, con sede en Walldorf, introdujo el "Focus Friday", un viernes sin reuniones. Con esta medida, SAP es la primera empresa que cotiza en el DAX que sigue una tendencia de Estados Unidos encaminada a una cultura de reuniones más eficiente.
Los "Focus Fridays" son un intento de hacer frente a la creciente carga de reuniones en las empresas. Según una encuesta de la WHU, los directivos calificaron de fracaso el 67% de las reuniones. No siguen un objetivo claro y no se dan los siguientes pasos.
Las reuniones ineficaces no sólo hacen perder los nervios a los empleados, sino que también cuestan mucho dinero a las organizaciones. Por lo tanto, las reuniones deberían dejar de celebrarse los viernes Focus, para que los empleados puedan concentrarse en su trabajo operativo sin ser molestados al menos un día a la semana.
Pero incluso si las medidas organizativas como los viernes Focus apuntan al problema correcto, no son una solución a largo plazo. Sólo alivian los síntomas de una cultura de reuniones ineficaz, pero no eliminan las causas profundas de la ineficacia. Si no hay reuniones los viernes, el personal se limitará a programarlas en los restantes días laborables. Las reuniones en sí no se hacen más eficientes con los viernes Focus, sino que el tiempo perdido se traslada simplemente a otros días de la semana.
Estandarización y automatización como solución a largo plazo
Para llegar a la raíz del problema, hay que empezar por las propias reuniones. El software FOM y Focus Fridays persiguen básicamente el mismo objetivo: una cultura de reuniones más eficiente. Sin embargo, a diferencia de los Focus Fridays, el software FOM optimiza el tiempo de la reunión en sí. Las herramientas evitan los procesos innecesarios y automatizan los procesos repetitivos.
Un ejemplo son las plantillas de orden del día: el software FOM contiene plantillas de orden del día ya preparadas para una gran variedad de ocasiones de reunión, como las reuniones de presupuesto, las reuniones de todos los empleados o las reuniones diarias de ventas. En lugar de crear un nuevo orden del día para cada reunión, los organizadores del MOF siempre pueden seleccionar el orden del día adecuado, adaptarlo si es necesario y enviarlo a los participantes en la reunión con antelación.
Otro ejemplo son los directorios de los participantes del FOM: Aquí, los organizadores del MOM pueden crear grupos de participantes para las reuniones recurrentes y enviar las invitaciones con un solo clic del ratón en lugar de seleccionar e invitar a todos los participantes manualmente cada vez. Los supervisores también pueden ver en los directorios de los participantes en qué grupos de reuniones están participando empleados individuales. Esto les permite evaluar y regular mejor la carga de reuniones de sus empleados.
Herramientas como las actas automatizadas también ayudan al seguimiento. En lugar de enviar un correo electrónico circular con las actas de las reuniones después de cada una de ellas, los participantes pueden simplemente descargar las actas ellos mismos en un área protegida en línea.
Todas estas herramientas tienen como objetivo reducir el tiempo de las reuniones y mejorar el control de los resultados del trabajo. El resultado son unos objetivos claros, una preparación y un tiempo de reunión más cortos y un seguimiento eficaz, que incluye el inicio de los siguientes pasos.
¿Por qué un software?
Por supuesto, también puedes hacer todo esto manualmente, pero eso lleva tiempo. Además, el software FOM ofrece a los organizadores y participantes una valiosa ayuda basada en la experiencia de expertos especializados en reuniones. Así, el software FOM no sólo proporciona las herramientas tecnológicas, sino también las mejores prácticas surgidas de décadas de experiencia.
Cultura de reuniones basada en datos
Además de la implementación operativa de una mejor cultura de reuniones, el software FOM también apoya la evaluación estratégica de los datos de las reuniones. Como todas las reuniones se celebran ahora en la misma plataforma, se pueden recoger y analizar los datos.
Por ejemplo, el programa informático proporciona datos sobre la frecuencia y duración de las reuniones, si empiezan a tiempo y terminan dentro del plazo establecido, si se tomaron decisiones durante la reunión y qué herramientas se utilizan para organizarlas. Los responsables pueden extraer de estos datos un potencial de optimización.
Todos estos datos se recogen de forma anónima para garantizar la protección de datos y la privacidad. Por tanto, el objetivo no es evaluar la eficiencia de los empleados individuales, sino evaluar y mejorar la eficiencia de las reuniones de toda la organización.
Ahorro de costes
El siguiente ejemplo de cálculo realizado por el proveedor de FOM Linkando ilustra la importancia de una cultura de reuniones eficiente:
Si el software FOM reduce el tiempo de reunión en un 30% -por ejemplo, a una hora por reunión-, lo cual es bastante realista, se ahorran cinco horas a la semana y 260 horas al año en tiempo de reunión pagado. Esto corresponde a un ahorro de costes de 15.600 euros al año.
Extrapolado a todas las reuniones de la organización, el ahorro puede ascender rápidamente a millones, dependiendo del tamaño de la empresa y de la frecuencia de las reuniones, y este cálculo aún no tiene en cuenta el aumento de la eficiencia operativa gracias a los mejores resultados de las reuniones.
Los beneficios del software FOM son evidentes, tanto para la satisfacción de los empleados y la eficiencia del trabajo como para las finanzas de la empresa. Las medidas organizativas, como los viernes Focus, apuntan al problema correcto, pero no son una solución a largo plazo. El software FOM, en cambio, mejora la cultura de las reuniones a largo plazo mediante la estandarización, la automatización y el análisis de datos. Dado el elevado coste de las reuniones ineficaces, el software para reuniones es esencial para organizaciones de todos los tamaños.
