Las reuniones improductivas cuestan a una empresa de sólo 100 empleados más de un millón de euros al año. Los responsables de la toma de decisiones deben desarrollar una nueva perspectiva de las reuniones: Cada reunión es una inversión y necesita un retorno positivo de la inversión.
Un Editorial de la revista FOM
¡Tenemos que hablar de dinero!
¿Cuánto dinero desperdicia su organización en reuniones innecesarias cada año? O dicho de otro modo: ¿cuál es el retorno de la inversión de sus reuniones?
¿Ni idea? No estás solo en esto.
Muy pocas empresas, asociaciones y autoridades públicas calculan las cifras de productividad de las reuniones. Por lo tanto, casi nadie tiene una idea de los costes que provocan las reuniones ineficaces.
Pero las reuniones son caras: los salarios del personal, los costes de oportunidad -su equipo de ventas podría utilizar los 30 minutos de la reunión diaria de pie para hacer llamadas en frío, por ejemplo-, los impactos negativos en la satisfacción y la motivación del personal son los costes de las reuniones ineficaces.
Cifras clave: el coste de las reuniones improductivas
Supongamos que alguien le cobra por las reuniones de su organización. Cada vez que organizabas una reunión, recibían una factura después.
¿Qué cantidad se escribiría en él?
He aquí las macrocifras: Según un estudio del planificador de reuniones Doodle , las reuniones ineficaces cuestan a las empresas alemanas 64.000 millones de euros al año. Las empresas británicas desperdician más de 45.000 millones de libras al año y en Estados Unidos serían más de 399.000 millones de dólares.
¿Cuál es la situación en su empresa?
Un ejemplo de cálculo:
Supongamos que su empleado medio gana 55.000 euros al año, es decir, 4.583 euros al mes. Con 160 horas de trabajo al mes, esto corresponde a un salario de 28,65 euros por hora.
Según la empresa de software Atlassian , los empleados participan en una media de 62 reuniones al mes, cada una de las cuales dura 1,5 horas, es decir, un total de 93 horas de reunión. Por lo tanto, el coste por reunión al mes es de 93 x 28,65 euros = 2.664 euros.
Las opiniones difieren mucho en cuanto a la productividad de las reuniones. Varias encuestas suponen que entre el 30 y el 75 por ciento del tiempo de las reuniones sería improductivo. El estudio de Atlassian parte de un 33% de tiempo improductivo en las reuniones, por lo que se sitúa en el extremo inferior de las estimaciones.
Para el cálculo del ejemplo, seguimos siendo optimistas y asumimos un 33%. En este caso, el tiempo de reunión improductivo por empleado le costaría 879 euros cada mes.
En una empresa con 100 empleados, los costes totales al mes ascenderían a 87.900 euros, es decir, 1.054.800 euros al año.
Esta factura no incluye los costes de preparación de las reuniones, como los costes de las salas de reuniones, el software y el hardware o el aire acondicionado.
Tampoco se incluyen los costes de oportunidad, ya que sus empleados podrían, por ejemplo, conseguir otros pedidos en el tiempo de reunión perdido.
Por tanto, siendo realistas, los costes reales superan con creces el millón, incluso para una empresa mediana con sólo 100 empleados.
Cada reunión es una inversión
Las reuniones improductivas son caras. Por lo tanto, los responsables de la toma de decisiones deben desarrollar una nueva perspectiva de las reuniones.
Cada reunión es una inversión. Por lo tanto, cada reunión debe lograr un retorno positivo de la inversión.
Una empresa invierte tiempo, dinero y recursos. Como cualquier otra inversión, las reuniones deben contar con presupuestos, objetivos específicos, plazos y responsabilidades claras.
Esa es exactamente la idea de los FOM:
- Cada reunión tiene un orden del día claro
- Sólo se invitará a los participantes en la reunión que sean indispensables para este orden del día.
- Cada reunión tiene un límite de tiempo difícil
- Los datos de las reuniones se registran en actas
- Las herramientas, por ejemplo, para las votaciones y las elecciones, reducen el tiempo necesario durante las reuniones
- Automatizaciones como los directorios de participantes reducen el tiempo de preparación
