El éxito de un proyecto empieza con una reunión inicial y un orden del día bien elaborado. Cómo el software FOM puede apoyar la gestión de proyectos.
Un Editorial de la revista FOM
Pistoletazo de salida, ¡arranque del proyecto! Un nuevo cliente, un nuevo reto. ¿Qué hay que conseguir, quién forma parte del equipo, cómo son el plan y la gestión del proyecto?
Precisamente estas cuestiones deben aclararse en una reunión inicial. Esta primera reunión del equipo del proyecto sienta las bases de la cooperación y es, por tanto, crucial para el éxito del proyecto.
¿Qué es una reunión inicial en la gestión de proyectos?
Las reuniones iniciales persiguen varios objetivos:
- Determinar objetivos e hitos concretos del proyecto
- Conocer al equipo
- Acuerdo sobre el calendario
- Informar e implicar a todas las partes interesadas
- Preparación del plan del proyecto y asignación de responsabilidades
- Coordinación de los canales de comunicación y coordinación de proyectos
La reunión inicial no es una presentación ni un acto de presentación, sino el primer hito del proyecto. Si las bases se sientan correctamente desde la primera reunión, el curso del proyecto podrá gestionarse con eficacia y, por tanto, los objetivos del proyecto podrán alcanzarse con mayor rapidez y rentabilidad.
En otras palabras, las reuniones de lanzamiento son un formato de reunión con un retorno de la inversión garantizado, siempre que los gestores del proyecto creen la experiencia de reunión adecuada.
¿Qué son las FOM y para qué sirven en las reuniones iniciales?
El lector habitual de la revista FOM ya está al tanto, pero aquí va de nuevo brevemente para todos los recién llegados:
FOM son las siglas de Formal Online Meetings, es decir, reuniones estructuradas que siguen un proceso predefinido. La estructura y el uso de herramientas como plantillas de orden del día, gestión de oradores y actas automatizadas mejoran la preparación, ejecución y seguimiento de las reuniones.
En esencia, el marco FOM consiste en mejorar la experiencia de las reuniones y aumentar el rendimiento de la inversión en reuniones mediante la normalización y la automatización. Al fin y al cabo, cada reunión supone una inversión de tiempo y recursos.
Reuniones de lanzamiento con un orden del día estructurado
Las reuniones de lanzamiento son reuniones recurrentes que suelen seguir un proceso similar en la gestión de proyectos. Por tanto, pueden beneficiarse de formalizaciones basadas en las mejores prácticas.
El software FOM puede apoyar la gestión de proyectos proporcionando las herramientas y los métodos de gestión de proyectos adecuados.
1. gestión de participantes
Al planificar una reunión inicial, primero hay que determinar quién va a asistir a la reunión:
- ¿Quiénes son los miembros del equipo interno?
- ¿Quién participa del lado del cliente?
- ¿Qué agentes externos (abogados, consultores, expertos, etc.) son necesarios?
El software FOM permite crear una lista de participantes. Cree todos los participantes con nombre y dirección de correo electrónico para que puedan enviar invitaciones con sólo pulsar un botón.
2. formato de la reunión
¿La reunión tendrá lugar en línea, de forma híbrida o presencial?
Las reuniones en línea ofrecen muchas ventajas, especialmente para las organizaciones descentralizadas o las empresas con personal que trabaja desde casa.
Para eventos de mayor envergadura o reuniones con un gran número de participantes externos, las reuniones híbridas son una buena opción. Esto permite a los participantes elegir si quieren asistir en línea o físicamente. Como organizador, también puede reducir el riesgo de que los participantes tengan que cancelar su participación con poca antelación debido a atascos o enfermedad, por ejemplo.
3. orden del día de la reunión inicial
Cree un orden del día de la reunión inicial directamente en el software FOM para que pueda visualizarlo como orden del día interactivo durante la reunión. De este modo, todos los participantes pueden seguir el orden del día en sus pantallas durante la reunión. Por lo general, los programas informáticos de FOM también incluyen plantillas de agenda que se pueden personalizar con flexibilidad.
Por ejemplo, el orden del día de una reunión inicial podría ser el siguiente:
Orden del día de la reunión inicial
- Bienvenida del jefe de proyecto (5 minutos)
- Ronda de presentaciones (15 minutos)
- Exposición introductoria del cliente/objetivo (10 minutos)
- Presentación del plan indicativo del proyecto (30 minutos)
- Presentación del organigrama del proyecto y de las responsabilidades (15 minutos)
- Turno de preguntas (15 minutos)
- Ronda de comentarios (10 minutos)
- Despedida (5 minutos)
Esta agenda sería adecuada para un proyecto de baja complejidad. En el caso de proyectos de gran envergadura, puede ser necesario debatir los distintos hitos como puntos separados del orden del día, asignar tiempo de palabra a los expertos y programar sesiones más largas de feedback y debate.
Los actos de mayor envergadura también deben crear espacios para conocerse y establecer contactos, por ejemplo mediante pausas para el café.
El orden del día anterior es adecuado para reuniones de lanzamiento en las que ya se ha elaborado un plan del proyecto y simplemente se presenta durante la reunión. Otra posibilidad sería elaborar juntos el plan del proyecto durante la reunión. Entonces, un orden del día podría tener este aspecto, por ejemplo:
Ejemplo de orden del día
- Bienvenida del jefe de proyecto (5 minutos)
- Ronda de presentaciones (15 minutos)
- Exposición introductoria del cliente/objetivo (10 minutos)
- Sesión de lluvia de ideas y mapas mentales (60 minutos)
- Preparación de un plan de proyecto indicativo (30 minutos)
- Aclaración del organigrama del proyecto y de las responsabilidades (15 minutos)
- Pausa café
- División en grupos de trabajo para afinar los hitos (30 minutos)
- Elaboración del plan detallado del proyecto (30 minutos)
- Votación sobre la adopción del plan de proyecto (5 minutos)
- Turno de preguntas (15 minutos)
- Ronda de comentarios (10 minutos)
- Despedida (5 minutos)
4. duración de la reunión
Las reuniones de lanzamiento pueden durar desde unos minutos hasta varios días, en función del alcance del proyecto.
Sin embargo, es importante determinar de antemano la duración de la reunión. Así evitarás excesos y charlas que alarguen innecesariamente la reunión.
Asigne un límite de tiempo estricto a cada punto del orden del día y asegúrese de que se respeta durante la reunión.
5. métodos
Las reuniones de lanzamiento no deben ser largos monólogos del director del proyecto. En su lugar, se pide la cooperación de todos los presentes. Por ejemplo, podrían elaborar juntos un plan de proyecto.
Para ello, el software FOM permite la integración y el desvanecimiento de otras herramientas de gestión de proyectos.
Algunos programas informáticos de FOM también incluyen herramientas como votaciones y elecciones digitales, para que, por ejemplo, se puedan votar cuestiones concretas o los participantes en la reunión puedan elegir a una persona para determinadas funciones. Esto es útil, por ejemplo, en proyectos en los que participan diferentes partes interesadas con derecho a voto.
6. acta
Como su nombre indica, las reuniones de lanzamiento marcan el inicio del proyecto. Para garantizar una aplicación posterior sin problemas, los resultados de la reunión deben registrarse y comunicarse. Para ello, el software FOM crea actas automatizadas que se pueden descargar.
