El FOMO, el egoísmo, el ajetreo, los hábitos... todo ello conduce a reuniones innecesarias. Las normas de reunión pueden reducir la pérdida de tiempo y centrar los objetivos de la organización.
Un Editorial de la revista FOM
El hecho de que las reuniones puedan suponer una enorme pérdida de tiempo es algo que todos experimentamos una y otra vez en nuestra vida profesional cotidiana.
Pero, ¿por qué es así en realidad?
Un estudio publicado en la Harvard Business Review, titulado"The psychology behind meeting overload"(La psicología detrás de la sobrecarga de reuniones), analizó esta cuestión desde un punto de vista psicológico e identificó seis razones principales de la elevada carga de reuniones en muchas organizaciones:
Devorador de tiempo 1: Encuentro con el FOMO
El FOMO ("Fearof Missing out", miedoa perderse algo) de las reuniones significa que a menudo están presentes colegas que no son realmente necesarios allí.
El FOMO hace que la gente no rechace las invitaciones a reuniones. Al fin y al cabo, durante la reunión podría decidirse algo importante. ¿Y qué pensarían los colegas -y sobre todo los superiores- si usted no estuviera presente en la reunión?
El resultado es que hay demasiados participantes en las reuniones que pierden el tiempo y alargan innecesariamente la reunión.
Devorador de tiempo 2: urgencia egoísta
La gente tiende a dar prioridad a sus propias preocupaciones.
Por ello, a menudo se convocan reuniones para asuntos que no son prioritarios en ese momento y que, por tanto, consumen recursos innecesariamente desde la perspectiva de la organización en general.
Sin embargo, la opinión de los propios organizadores de la reunión es diferente: Creen que su reunión tiene prioridad sobre otras preocupaciones.
Un ejemplo: todo el departamento está trabajando en un proyecto con fecha límite y ahora, precisamente, se va a celebrar una reunión de planificación de la fiesta de verano.
Es de suponer que la reunión es una pérdida de tiempo para el 95% de los participantes. Pero no para los organizadores del festival de verano.
Los responsables de RRHH deben preguntarse entonces qué es más importante en ese momento: ¿el proyecto o la fiesta de verano?
Devorador de tiempo 3: Reuniones con fecha límite
Los jefes de proyecto suelen convocar reuniones para acordar los plazos.
Su lógica: si un plazo se acuerda cara a cara, todas las partes implicadas se sienten más comprometidas con el plazo.
De hecho, un correo electrónico sería absolutamente suficiente.
Devorador de Tiempo 4: Ocupación
Un día lleno de reuniones resulta productivo para muchas personas. Al fin y al cabo, la gente se reúne y discute.
Pero si las reuniones se convocan únicamente para crear esta sensación de ajetreo, son una pérdida de tiempo. Porque estar ocupado no es sinónimo de negocio.
Devorador de tiempo 5: Reuniones de revisión
Cuando las reuniones de revisión se utilizan para debatir mejoras para futuros proyectos o acordar los siguientes pasos, pueden ser bastante productivas y hacer avanzar a la organización.
Pero eso no es lo que ocurre en muchas de las llamadas reuniones de revisión. En cambio, a menudo sólo sirven para contar nuestros éxitos a los demás.
En ese caso, son un mero escenario para la gratificación del propio ego y, por tanto, una pérdida de tiempo.
Devorador de tiempo 6: Hábito
Cuando las reuniones periódicas se convierten en un hábito, al final nadie cuestiona su utilidad real.
¿Es realmente necesaria la reunión diaria de ventas o basta con una reunión semanal?
La utilidad de una reunión periódica puede cambiar con el tiempo. Por ejemplo, puede tener sentido que un nuevo equipo de ventas se reúna todos los días. Pero, ¿siguen necesitándolo después de un mes de formación?
Si las reuniones se vuelven obsoletas con el tiempo, no hay que ceñirse a ellas por costumbre.
Los MOM establecen normas para las reuniones y evitan la pérdida de tiempo
El estudio muestra que las reuniones se convocan a menudo por razones psicológicas y no por necesidad organizativa.
Los gestores deberían poner fin a estas reuniones por razones de tiempo y costes.
Pero incluso los directivos son sólo seres humanos que, en última instancia, también se dejan llevar por tendencias psicológicas.
Por eso se necesitan normas y herramientas. Las FOM se desarrollaron a veces para mantener la psique humana bajo control:
Gestión de los asistentes: los MOM obligan a los organizadores a pensar detenidamente en quién debe asistir a la reunión y por qué a la hora de organizarla. Esto reduce el FOMO de la reunión porque todos los presentes están allí por una razón claramente definida. Los que no son necesarios no son invitados en primer lugar.
Objetivos de la reunión: Dado que cada FOM tiene un objetivo claro, los gestores pueden evitar por completo o aplazar las reuniones innecesarias, como las de plazos, las de revisión o las de baja prioridad.
Actas: Los resultados de un FOM están documentados. Así, si se comprueba que las reuniones no producen resultados concretos, se suprimen. Esto reduce el ajetreo y las reuniones habituales en particular.
Modelos de orden del día: Cada FOM tiene un orden del día preacordado que define el contenido de la reunión, establece el marco temporal y comunica las expectativas a los participantes. De este modo, el orden del día ofrece a los participantes la posibilidad de preparar las reuniones de forma específica. Y da a los directivos la oportunidad de evitar reuniones sin objetivos claros.
La idea básica de las FOM parte exactamente del problema que describe el estudio: Las reuniones se convocan a menudo por razones psicológicas y no prácticas, por lo que suelen ser superfluas.
Por lo tanto, los MOM establecen normas de reunión de la organización, dando a las reuniones objetivos claros y un marco definido.
¿Cómo evita las reuniones innecesarias en su organización? ¿Utiliza el software FOM para esto? Esperamos sus aportaciones. Escríbenos a contact@fom-magazin.de.
