Un estudio de Microsoft analizó el comportamiento multitarea durante las reuniones en línea. Nuestra conclusión: la formalización y la automatización favorecen la concentración y reducen los procesos de comunicación ineficaces.
Un Editorial de la revista FOM
La mano en el corazón: ¿Siempre escuchas con atención en las reuniones? La mayoría de la gente no lo hace.
Según un estudio de la Universidad de Florida, los empleados gastan la mayor parte de su energía mental mirándose a sí mismos durante las reuniones en línea.
Además, muchos de los participantes en la reunión realizan otras actividades durante la misma que son irrelevantes para la reunión. La presencia de iPhones y iPads en las reuniones también aumenta la tendencia a la multitarea.
Sin embargo, la productividad se queda en el camino.
¿Qué es la multitarea?
La multitarea -definida como la realización de varias actividades al mismo tiempo- tiene un impacto negativo en la productividad. Esto se ha demostrado, por ejemplo, en estudios realizados en aulas en las que los estudiantes respondían al correo electrónico o navegaban por Internet en sus ordenadores portátiles mientras daban clase.
En nuestra vida diaria, todos somos multitarea, algunos más, otros menos. Sin embargo, las reuniones en línea multiplican el problema, ya que la multitarea en un grupo no sólo afecta negativamente a la productividad de una persona, sino a la de todos los participantes en la reunión.
Por ello, investigadores de la Universidad de Stanford y del University College de Londres, junto con Microsoft y Amazon, han examinado con más detalle el comportamiento de la multitarea durante las videoconferencias (PDF ). Para ello, recogieron datos de reuniones de 715 empleados de Microsoft en Estados Unidos entre febrero y mayo de 2020.
Multitarea durante las reuniones
El estudio reveló que en el 30% de las reuniones se realizaba la multitarea del correo electrónico. En el 23% de las reuniones, los participantes estuvieron ocupados durante la reunión con documentos que no tenían relevancia para la misma.
Estos son algunos de los resultados del estudio:
- Un micrófono silenciado o un vídeo apagado aumentan la probabilidad de hacer varias cosas a la vez.
- En las reuniones con un gran número de participantes se produce más multitarea. Se analizaron tamaños de reuniones de 3 participantes, 4-5 participantes, 6-10 participantes y más de 10 participantes. Cuanto mayor era el grupo de participantes, mayor era la multitarea.
- Cuanto más larga era la reunión, más multitarea se realizaba. Por ejemplo, en una reunión de 40 a 80 minutos, hubo mucha más multitarea que en una de 20 a 40 minutos.
- En las reuniones periódicas hay más multitarea que en las reuniones ad hoc.
- Hay más multitarea de lunes a jueves que en las reuniones de los viernes.
- Las reuniones de la mañana dan lugar a una mayor multitarea que las reuniones de la tarde. Esto se debe probablemente al ritmo de trabajo de los empleados, argumentan los autores del estudio.
Figura: Distribución de la carga de correos electrónicos, documentos y reuniones a lo largo del día
Las mejores prácticas como enfoque de solución para la multitarea
Los autores del estudio sostienen que la estructura y la gestión de las reuniones podrían reducir significativamente la multitarea de los participantes en las mismas. Muchos retos podrían resolverse mediante las siguientes buenas prácticas:
- No hay reuniones por la mañana
- Evite las reuniones innecesarias
- Reducir el tiempo de las reuniones
- Interrumpir las reuniones más largas con descansos
- Exigir la participación activa y las aportaciones orales
También hay que añadir: ¡nada de iPads y iPhones en las reuniones!
Estas normas de conducta pueden ciertamente promover la productividad, pero en la práctica suelen perderse. En su lugar, las empresas deberían utilizar soluciones de software para integrar estas mejores prácticas directamente en el diseño de las reuniones como reglas fijas.
Normas contra la multitarea a través del código de software
El software FOM ofrece herramientas informáticas para reuniones, algunas de las cuales se basan en las mejores prácticas mencionadas anteriormente.
Por ejemplo, el software contiene plantillas de orden del día interactivas para diferentes formatos de reuniones, como las reuniones de todos los grupos o las reuniones presupuestarias. De este modo, las reuniones tienen una estructura predefinida y todos los participantes pueden prepararse en consecuencia.
El software también puede limitar el número de participantes y la duración de la reunión a un máximo establecido. Si es necesario desviarse de estas reglas para reuniones individuales, esto se puede establecer manualmente.
Otras estandarizaciones y automatizaciones, como las herramientas de votación, los protocolos automatizados o las herramientas de preguntas, también pueden ayudar a formalizar las reuniones y, por tanto, a reducir la multitarea.
El software FOM también le permite realizar su propio estudio en su empresa. Incluye herramientas de análisis que permiten registrar, por ejemplo, la duración de las reuniones, la fuerza de los participantes, la puntualidad, los días de reunión y las herramientas utilizadas.
