Los trabajadores a domicilio suelen estar en desventaja en términos de representación, participación y acceso a la información. Una cultura de reuniones eficiente debe promover la igualdad de oportunidades, también en beneficio del rendimiento del equipo.
Un Editorial de la revista FOM
Con la disminución de la pandemia de COVID, los empleados están regresando de sus oficinas en casa a las oficinas corporativas.
¡Pero de ninguna manera todos ellos !
Tanto los empresarios como los empleados han llegado a apreciar las ventajas de la oficina en casa: el trabajo a distancia ahorra tiempo y dinero, permite un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal y reduce la huella de carbono.
Pero en el mundo del trabajo híbrido, los empleados que trabajan desde casa también tienen que preguntarse si la distancia física con sus colegas y superiores está perjudicando sus carreras. Porque en la cultura tradicional de las reuniones, los trabajadores a distancia suelen estar en desventaja.
Igualdad de oportunidades en las reuniones híbridas
Según una encuesta de The Economist, el 62% de los encuestados coincidía en que la limitación de las oportunidades de comunicación con sus supervisores y colegas disminuiría sus perspectivas de carrera.
La insuficiente integración de los empleados de la oficina en casa no es sólo un problema para los empleados individuales, sino que puede afectar negativamente al rendimiento general y a la cultura de equipo de una organización.
Para hacer frente a estas desigualdades, se necesitan medidas tanto organizativas como técnicas.
En el fondo hay tres cosas:
Igualdad de representación
La representación describe la capacidad de ser visto y oído en las reuniones. Esto suele fracasar en primer lugar debido a la ineficiencia de la tecnología.
Por ejemplo, los trabajadores a distancia tienen la desventaja de no poder ver y oír a todos los participantes en la sala por igual.
Por otro lado, los trabajadores remotos aparecen claramente visibles en la pantalla con su nombre y su propia ficha en el software común de videollamada. En cambio, el personal de la sala de reuniones física no tiene su propio azulejo y, dependiendo del tamaño de la reunión, no es claramente visible para todos los participantes en la misma.
2. igualdad de participación
La participación describe la capacidad de tomar parte en las reuniones y de contribuir.
Por ejemplo, puede ser más difícil para los trabajadores a distancia "saltar" a la discusión espontáneamente porque no están presentes en la misma sala.
Los trabajadores a distancia también suelen quedar excluidos de las reuniones ad hoc que se celebran espontáneamente sin invitación.
3. igualdad de información
La igualdad de información significa que todos los empleados de la organización tienen el mismo nivel de información y el mismo acceso a la información relevante para su trabajo.
Sin embargo, la información no sólo se comparte en las reuniones, sino a menudo a través de las llamadas "conversaciones de pasillo", es decir, conversaciones espontáneas en el pasillo o en el rincón del café.
Como los trabajadores remotos no están presentes en estas conversaciones, pueden estar perdiendo información esencial para tomar buenas decisiones o contribuir en las reuniones híbridas.
Soluciones tecnológicas para una mayor igualdad de oportunidades
Algunos de los retos de una cultura de reuniones híbrida pueden resolverse mediante la tecnología.
Por ejemplo, Google está trabajando en una función de IA que ajusta las condiciones de iluminación y los parámetros de zoom automático durante las videollamadas para que todos los participantes en la reunión aparezcan claramente en la imagen, tanto si están presentes física como digitalmente.
El hardware especializado también puede promover la Räpresentationsgleichheit. Por ejemplo, hay búhos de vídeo de 360 grados que introducen automáticamente a la persona que habla en la imagen.
La igualdad en la participación podría promoverse a través de herramientas como los botones para hablar o las herramientas de votación digital. Además, todos los empleados deben tener las mismas posibilidades técnicas para convocar y moderar reuniones.
Cuando se trata de la igualdad de información, las empresas deben utilizar herramientas de colaboración. En lugar de almacenar la información localmente, debería estar disponible en unidades compartidas para que el grupo de personas pertinente pueda verla siempre.
Ahora también hay plataformas de colaboración como Monday o Asana que permiten un trabajo en equipo transparente.
Igualdad de oportunidades con los FOM
Además de las posibilidades puramente técnicas, también es importante contar con el marco organizativo-técnico adecuado. Aquí es donde entran en juego las FOM .
Las listas de materiales dan a las reuniones una estructura y un proceso predefinido. Cada reunión va acompañada de un orden del día interactivo, en el que el moderador concede a todos los participantes un tiempo de palabra.
Como cada reunión tiene un objetivo claramente definido y sólo se invita a los participantes necesarios, el número de participantes y la duración de la reunión se reducen al mínimo necesario.
Unos plazos claros dirigen la atención de los participantes en la reunión hacia lo esencial, evitando la participación irrelevante y fomentando la pertinente.
Las reuniones ad hoc también se reducen enormemente en una cultura de reuniones basada en el FOM, ya que normalmente no son necesarias. En cambio, toda la información se comparte en las reuniones establecidas para ello. "El parloteo es un síntoma de una cultura de reuniones ineficiente y debería ser irrelevante en las organizaciones bien gestionadas.
Los MOM también pueden mejorar el acceso de todos los empleados a los supervisores, por ejemplo, mediante reuniones periódicas de información para los empleados in situ y a distancia.
Por último, por primera vez, el software FOM ofrece a los responsables de la toma de decisiones una herramienta para medir la representación, la participación y la igualdad de información. Se registran todos los datos de las reuniones, como el número de participantes, la duración y la frecuencia de las reuniones y el uso de las herramientas. Los responsables de RRHH pueden entonces identificar las palancas adecuadas para mejorar la cultura de reuniones de la empresa.
En un mundo perfecto, debería dar igual dónde haga su trabajo un empleado, siempre que el resultado sea el adecuado. Pero el mundo no es perfecto. Pasará un tiempo antes de que haya una completa igualdad de representación, participación e información en las organizaciones híbridas. Las FOM son un paso en la dirección correcta.
