Las empresas están introduciendo cada vez más códigos de conducta para las reuniones de negocios en línea y las videollamadas. Las herramientas informáticas permiten su aplicación en la práctica.
Un Editorial de la revista FOM
¿Aún recuerda su primer encuentro profesional en línea?
Fue algo gracioso, ¿no?
Hasta la pandemia de COVID, la mayoría de nosotros sólo conocíamos las reuniones en línea por conversaciones privadas. El hecho de tener que hablar de repente con compañeros, clientes y superiores a través de una videollamada provocaba incertidumbre.
Pero muchas cosas han cambiado desde entonces. Hoy en día, nos reunimos en línea con regularidad. Para crear un marco para las reuniones de negocios en línea, muchas empresas han introducido normas de conducta y etiquetas para las reuniones.
Una encuesta de ClickMeetings ha investigado ahora cómo ha cambiado el comportamiento en las reuniones desde el comienzo de la pandemia.
Normas de conducta para las reuniones de trabajo
El 30% de los encuestados afirma que sus empresas han introducido normas claras sobre las reuniones en línea. Las reglas más comunes:
- El 29% mencionó las normas generales de conducta para las reuniones en línea,
- El 17% mencionó las normas para llevar a cabo las conversaciones,
- El 16 por ciento mencionó la prohibición del uso paralelo de smartphones y otros dispositivos para evitar la multitarea .
Las normas de conducta más utilizadas se refieren a las peticiones de palabra. Por lo tanto, los participantes en la reunión deben señalar su deseo de hablar a los demás participantes, por ejemplo con un botón o una señal física con la mano.
Algunas empresas también han establecido la forma de saludar y despedirse. De esta forma se evitan los episodios de charlas que consumen mucho tiempo al principio y al final de la reunión.
Software para reuniones empresariales reguladas
El 49% de los encuestados está a favor de introducir normas de conducta en las reuniones de trabajo.
El hecho de que los empleados y directivos presten más atención a su cultura de reuniones es, en principio, gratificante. Las normas de conducta pueden hacer que las reuniones sean más eficaces, pero su aplicación depende en gran medida de los participantes en ellas.
El orden del día de las reuniones es un buen ejemplo: muchas empresas tienen la norma "No hay reunión sin orden del día". Esto tiene sentido, pero a menudo los participantes en la reunión no disponen del orden del día durante la misma. Es posible que tampoco hayan leído el orden del día con antelación. Es posible que no hayan recibido el orden del día porque su dirección de correo electrónico no estaba en la lista de distribución.
Al comienzo de la reunión, los participantes buscan primero en sus bandejas de correo electrónico el orden del día. Sólo con esto se pierden rápidamente varios minutos, y la reunión ya empieza con mal pie.
Esto no puede ocurrir con el software FOM: Todos los participantes de la reunión que figuran en el directorio de participantes reciben automáticamente el orden del día por adelantado. Durante la reunión, el responsable de la misma puede mostrar el orden del día para que esté disponible para todos.
Medir las normas de conducta en las reuniones de negocios en línea
El software FOM es la herramienta para poner en práctica las normas de conducta. Por ejemplo, mediante plantillas de orden del día interactivas, herramientas de solicitud de intervención, gestión de ponentes, votaciones digitales, tiempos y actas automatizadas.
El software FOM también permite medir los códigos de conducta. Porque la confianza es buena, pero los datos son mejores. El software FOM registra si las normas se cumplen realmente:
- ¿Las reuniones comienzan a tiempo?
- ¿Se respetan las limitaciones de tiempo ?
- ¿Qué herramientas se utilizan durante las reuniones?
Estos datos permiten a los responsables de RRHH optimizar progresivamente la cultura de las reuniones.
Sin pijama: etiqueta en las reuniones en línea
El 12% de los encuestados dicen que les molesta que otros participantes en las reuniones lleven ropa inapropiada.
También hay signos de mejora en este aspecto: En 2021, el 53% de los encuestados afirmó haber llevado chándal a una reunión en línea en el último mes; el 21% incluso llevaba pijama.
Este año, sólo el 15% asistió a una reunión de negocios en línea en chándal. Y sólo un dos por ciento en pijama.
El software FOM no puede imponer un código de vestimenta. Pero crea un ambiente de reunión más profesional y formal. Esto significa que las reuniones de negocios en pijama pronto serán cosa del pasado.
